La gestione dei processi è un passo fonamentale sia nelle aziende, per il controllo dei processi produttivi, sia in ambito professionale. Tutto ciò che fai ogni giorno nel tuo lavoro, se ci pensi, è un processo. Poterlo codificare e standardizzare, pur mantenendo la possibilità di modificarlo in casi particolari, ti permette di dare al lavoro un ordine logico e rinnovata efficienza. Ecco perché standardizzare i processi è fondamentale.
1. STANDARDIZZAZIONE DEI PROCESSI.
Ogni giorno, nel tuo lavoro, compi una serie di attività, spesso ripetitive. Pensaci, che tu sia un piccolo artigiano o l'amministratore delegato di una grande industria, tutto ciò che fai è un processo. Un esempio? Ti contatta un possibile cliente per dei nuovi serramenti. Cosa fai?
- Leggi la mail.
- Contatti la persona e fissi un appuntamento.
- Prendi le misure delle aperture.
- Redigi un'offerta economica.
- Invii l'offerta economica via mail al cliente.
- Se il cliente approva e firma, parte il processo di produzione. (Processo? Dove ho già sentito questa parola?)
- Se il cliente chiede delle correzioni, torni al punto 4.
- Se il cliente non accetta l'offerta, il processo si chiude.
Se ci pensi, nella maggior parte dei casi applichi questo processo a tutte le richieste di offerta che ti arrivano. Però il lavoro oggi è diventato caotico. In questi otto punti si inseriscono telefonate di altri clienti, appuntamenti con i tecnici, corsi di formazione, la famiglia, i bimbi. Lo sappiamo, ci siamo dentro anche noi.
Pensa ad un software che ti permetta di gestire questo processo. Mentre tu sei impegnato a fare altro, lui monitora il processo per te e ti avverte a che punto sei della trafila, così che tu non perda pezzi per strada e sappia sempre a che punto sei. Questp è tanto più utile quanto meno tu possa contare su personale interno che tenga d'occhio tutto questo per te, solitamente su fogli di calcolo sparsi per tutta la rete.
2. OGNI PASSAGGIO È MONITORABILE.
Quando gestisci in maniera informatizzata i processi, con un software di controllo degli stessi, hai il pieno controllo della situazione. Se un passaggio si blocca non lo vieni a sapere dal cliente arrabbiato, perché non ha avuto risposta alla tua richiesta, ma è il software stesso che ti avverte che ci sono dei passaggi bloccati. Questo ti permette di riorganizzare il tuo lavoro per sbloccare la situazione oppure di anticipare il cliente spiegandogli il perché dell'intoppo. Sai e dai l'idea di avere sempre la situazione ben chiara e sotto controllo.
Nel mare magnum degli impegni quotidiani, un software che tenga il filo del discorso delle varie pendenze che hai ti salva dallo svegliarti di soprassalto la notte, perché ti balza in mente che non hai risposto a una mail o non hai spedito un'offerta urgente.
3. AD OGNI AZIONE DEVE SEGUIRNE UN'ALTRA.
Ammettilo, spesso gestisci le cose a braccio. Il processo è sempre quello, ma proprio per tamponare le urgenze ti inventi delle alchimie per cercare di star dietro al lavoro. Ti sei dimenticato di preparare un'offerta e nel frattempo ti sono arrivati due interventi urgenti. Cosa fai? Improvvisi. Lo facciamo tutti, quando il flusso degli eventi ci travolge. Ti adatti all'evolversi della situazione al meglio, sperando di incastrare tutti i pezzi del puzzle.
Se il processo è codificato, il sistema si aspetta che tu lo segua con precisione. E se qualcosa si blocca, il sistema ti avverte quando si è bloccato e perché. È fondamentale. Poi ci sono i casi particolari, per i quali devono valere delle eccezioni. Il software di gestione dei processi deve poterti permettere di gestire anche queste.
4. HO UNO STORICO DEI PROCESSI E DEL LORO ANDAMENTO.
Poter consultare i tempi e i modi di esecuzione dei processi passati vale forse ancor di più del monitorare i processi in corso. Se puoi vedere come certi processi si sono evoluti, puoi decidere come aggiustarli o adattarli ai cambiamenti. La memoria del passato, in tutti gli ambiti della nostra vita, è fondamentale per meglio capire come agire per il futuro.
5. QUALSIASI ATTIVITÀ È RICONDUCIBILE A UN PROCESSO.
Ti abbiamo parlato di un processo grosso modo applicabile alle richieste di offerta per un serramentista, ma pensa alla tua attività. Qualsiasi cosa fai, è riconducibile a un processo, quindi ad una serie finita a precisa di passaggi. Dall'acquisto di materiale, alla predisposizione di offerte commerciali, al controllo della produzione. Tradurre tutti i processi all'interno di un software permette di avere un supporto alla loro gestione. Dove non riesci ad arrivare, il software deve tenere traccia per te. Pensa ad esempio ad una richiesta di preventivo su un servizio che rivendi. Pensa al fatto che il software autocompili l'offerta per te e la spedisca automaticamente al possibile cliente, facendoti risparmiare un'ora del tuo tempo.
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