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ORTHOSWISS - il software cucito addosso

Un software cucito addosso alle esigenze di un'azienda e costruito fianco a fianco con il titolare.

L’azienda con sede in Svizzera progetta e realizza soluzioni personalizzate per risolvere qualunque disturbo legato all'apparato locomotore. La gamma di prodotti e servizi è ampia e articolata e riesce così a soddisfare le esigenze di una clientela molto diversificata.

Per fare questo necessita di un gestionale cucito sul proprio business e le proprie necessità. Ed è così che è nato TimeNote 1.0 ancora in continua evoluzione.

Problema da risolvere:

il software precedente non riusciva a soddisfare pienamente le esigenze di Orthoswiss perché era stato riadattato da una versione per fisioterapisti. L’ortopedia necessitava di un software che:

  1. Calzasse alla perfezione alla metodologia aziendale del titolare Massimo Tulipani, basata sulle centralità dell’appuntamento già a partire dalla prenotazione telefonica.
  2. Snellisse le procedure aziendali
  3. Potesse essere accessibile facilmente e velocemente da chiunque, dipendenti e non
  4. Facilitasse la comunicazione con il cliente tramite meccanismi automatizzati di smart communication
  5. Riducesse l’utilizzo della carta stampata a favore della digital transformation
  6. Permettesse di censire il magazzino e di tenere traccia delle scorte
  7. Fosse predisposto per eventuali ampliamenti futuri

Soluzioni adottate:

  1. Si è deciso di centralizzare la funzione dell’agenda che è il vero fulcro su cui si basa tutto il software, dalla registrazione dell’appuntamento, passando all’arrivo del cliente, alla visita e infine alla redazione di preventivo e ordine.
  2. Il programma è stato sviluppato a stretto contatto con il titolare e sono quindi state integrate passo-passo tutte le correzioni da lui proposte per facilitarne l’utilizzo e la fruibilità:
    • le anagrafiche sono integrabili in qualsiasi punto del software senza dover necessariamente cambiare schermata per aggiungerne di nuove
    • le informazioni sono facilmente accessibili tramite apposite schermate riepilogative
    • i form facilitano la ricerca e l’inserimento dati utilizzando la sola tastiera anche tramite funzioni di autocompletamento di maiuscole e campi data.
    • i clienti vengono censiti in due step, la prima fase avviene durante la registrazione dell’appuntamento per cui sono richieste le informazioni di base: nome, cognome, data di nascita e numero di telefono. Le anagrafiche così inserite vengono però contrassegnate come incomplete e necessitano dei campi di indirizzo, sesso, professione, medico di base.
    • sarà disponibile (a breve) una sezione contenente statistiche che potranno servire a fare indagini di mercato e tendenze o a rilevare eventuali criticità nel processo aziendale
  3. Il software è un’applicazione web responsive e quindi consultabile direttamente dal browser senza necessità di nessuna installazione di software, gode di tutti i vantaggi del cloud e permette l’accesso multiplo di più utenti tramite autenticazione, restringendo le funzionalità disponibili a quelle del ruolo ad esso associato. All’immediatezza della soluzione web si aggiungono le alte performance dei servizi IBM di cui siamo partner e nei cui data center è ospitato il server su cui risiede l’applicativo.
  4. Ad ogni persona fisica registrata nel software (clienti, medici, dipendenti) viene associato un metodo di invio documentazione (email, fax, SMS, posta ordinaria). Questo permette di comunicare con le persone tramite la tipologia desiderata e ci ha permesso di sviluppare una motore di CRM configurabile che si occupa di inviare: promemoria degli appuntamenti, quantità di forniture ancora disponibili gratuitamente, documentazione del paziente e analisi al medico di base e perfino gli  auguri di compleanno.
  5. TimeNote 1.0 ha reso possibile il quasi annullamento dell’utilizzo del cartaceo; infatti, essendo il servizio sempre e ovunque raggiungibile tramite connessione internet sarà possibile dotare i dipendenti di tablet per permettergli di interagire con il processo aziendale (registrazioni appuntamenti e clienti, stato avanzamento ordini) e prendere visione della documentazione interna direttamente dal supporto digitale tramite documenti in formato PDF. Nel caso di utenti che ancora non possono accedere al software (medici e clienti ad es.) è comunque possibile l’invio della documentazione in formato digitale per mail o dell’invio di notifiche tramite SMS. Tutto ciò senza rimuovere la funzionalità di stampare i documenti e inviarli tramite fax o posta ordinaria.
  6. Sempre in ottica digitalizzazione è stata introdotta una sezione completamente dedicata alla gestione dei vari magazzini, delle giacenze e comprensiva di statistiche sul venduto con eventuale possibilità di riordino automatico a fornitore per gli articoli sotto scorta minima.
  7. La scelta di un applicativo web rende possibili ampliamenti dinamici senza necessità di fermi o aggiornamenti manuali del software. Essendo i dati salvati nel cloud potranno essere resi disponibili ad altre piattaforme: applicazioni mobile per comunicazioni al cliente, e-commerce per vendita articoli e configurazione propria scarpa su misura, statistiche varie.

 

Grazie all’innovativo TimeNote1.0 e alla filosofia di questo gestionale, la nostra giornata professionale si è snellita ottimizzando in maniera eccellente il tempo. Siamo certi che utilizzando tutte le applicazioni associate potremmo migliorare  ulteriormente il nostro lavoro a favore del servizio alla clientela, nella gestione commerciale, nel rapporto fra medici, operatori sanitari, assicurazioni, nella produzione. E con il tempo risparmiato magari faremo una bella vacanza nella splendida Valtellina!

Massimo Tulipani - Titolare Tulipani Ortopedia

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